Основні його правила та ресурси, які допоможуть вам взяти під контроль своє життя – у цьому матеріалі.
1. Пік продуктивності – поспостерігайте за собою кілька днів і ви помітите певний час доби, протягом якого ви найбільш продуктивні – в цей період постарайтесь виконати найбільшу частину завдань або хоча б найскладніші з них.
2. Списки з пріоритетами – складіть список справ, які вам потрібно виконати; розберіться, які з них довготривалі, а які можна виконати за кілька хвилин (ці виконуйте негайно); розбийте довгострокові плани на короткі; розставте пріоритети.
3. З’їжте “жабу” на сніданок – тобто виконуйте справу, за яку вам найбільше не хочеться братися, в першу чергу, це зніме з вас психологічну напругу протягом дня, інакше ви думатимете про цю справу і не зможете сконцентруватись на інших.
4. Одне завдання за раз – звіряйтеся зі списком розставлених пріоритетів і починайте виконувати справи одна за одною, не хапаючись за все одразу – це знижує якість та швидкість виконуваної роботи.
5. Робоче місце – для максимальної концентрації на роботі вам потрібно позбутися усіх факторів, які вас можуть відволікати: це може бути будь-що від зайвих речей на робочому столі до родичів та сусідів, які шумлять за стіною, якщо ви, наприклад, працюєте вдома. Орендуйте собі офіс і зробіть своє робоче місце комфортним та мінімалістичним.
6. Навчіться говорити “Ні” – це заощадить вам не тільки безліч часу, а й нервових клітин, які ви витрачаєте, виконуючи завдання, що не приносять вам задоволення чи користі.
7. Перетворіть соцмережі в друзів, а не ворогів – зазвичай соціальні мережі непомітно пожирають наш час, проте в них є і багато корисного, іноді з ними пов’язана наша робота. Виділіть перевірку соціальних мереж окремим завданням та призначте для нього конкретний проміжок часу.
8. Працюйте в звичному темпі – “поспішиш, людей насмішиш” кажуть не дарма. Не варто гнатися за результатом, оминаючи дрібниці. Працюйте в своєму звичному темпі, головне – не зупинятися.
9. Чергуйте роботу і відпочинок – це стосується як щоденного робочого часу, коли варто використовувати метод Pomodoro, так і використання календарних вихідних днів за призначенням, а не для роботи.
10. Використовуйте програми та додатки – насамперед, варто відзначити, що швидкий інтернет та хороший комп’ютер – не остання складова у забезпеченні ефективності вашої роботи. Крім цього, пропонуємо вам ознайомитись з ресурсами та додатками, які зроблять ваше життя ще простішим:
1. MANIC TIME
Щоб взяти під контроль свій час, варто знати, на що ви його витрачаєте. Ця програма виконає це за вас. Завантаживши та встановивши її, ви побачите статистику відвідування вами соціальних мереж, час, витрачений на перегляд серіалів та інших вкладок, які навряд чи пов’язані з вашим робочим процесом, вона зафіксує навіть період роботи комп’ютерних програм, наприклад Windows Media Player чи Adobe Photoshop. Також вам буде корисно дізнатись, скільки часу ви використовуєте на важливі справи: переговори, оформлення договорів, ділове листування тощо. Таким чином, ви помітите, чи буде ефективніше виконувати ці справи в інший час, або ж будь-яким чином оптимізувати процес.
2. RESCUETIME
Схожа з попередньою, програма, яка також допоможе призначити причини низької продуктивності та пожирачів вашого часу. Працює вона у фоновому режимі на ПК і мобільних пристроях (Apple і Android). Є ще Преміум Версія коштує $ 9 на місяць і дозволяє додавати до статистики дня справи і завдання, які ви виконували поза комп’ютера, а також блокувати на час роботи небажані для перегляду сайти.
3. ACHIEVE PLANNER
Це той онлайн щоденник, який покаже вам картину вашого робочого дня, тижня та вашого життя. Програма має зручний інтерфейс, який дозволяє поділити всі справи на основні категорії, в них виділити основні завдання, розділивши їх в свою чергу на більш дрібні – короткострокові. Ви можете міняти їх місцями, переставляючи з дня на день чи просто чергувати за пріоритетністю, яку, до слова, також можна встановити у цій програмі.
4. SELF-CONTROL
Знову ж мова про соціальні мережі, вкладки з якими так і кортить відкрити. Ця програма, версія якої доступна тільки для Mac OS X, дозволить заблокувати усі “шкідливі” сторінки на певний час, на який ви її запрограмуєте і до спливу цього часу навіть перезавантаження комп’ютера чи інші маніпуляції не допоможуть зупинити її дію – доведеться чекати встановленого терміну.
5. READABILITY
Програма працює на будь-якому комп’ютері та мобільному пристрої, дозволить вам позбутися від набридливої програми та безлічі пропонованих новин – хід вдало продуманий, щоб на довше затримати вас на сайті. До того ж, матеріал, позбавлений безлічі дрібних картинок, посилань та реклами, сприймається швидше та запам’ятовується краще. Фільтрування інформації – одне з важливих принципів тайм-менеджменту.
6. MIND42
Mind42 – безкоштовний сервіс, який буде до вподоби тих, хто любить візуалізовувати свої плани, він допоможе систематизувати усю необхідну інформацію, краще організувати роботу і більш ефективно виконувати робочі завдання. Завдяки Mind Map (Інтелект-карта або Діаграма зв’язків), ви можете створити схему, додаючи до неї картинки чи написи.
7. FOCUS BOOSTER
Ця програма заснована на методиці управління часом Pomodoro, про яку ми згадували вище, тобто допоможе вам ділити свій робочий день на певні проміжки, чергуючи справи та відпочинок, і таким чином встигати більше. Пробна версія доступна протягом 30 днів, дальше вона коштуватиме вам $ 2.99 на місяць.
8. GOOGLE MAIL CHECKERS
Перевірка електронної пошти – одна із дій, яку ми повторюємо часто без будь-якої мети, автоматично. Ця програма допоможе вам зекономити ці дорогоцінні хвилини – вона буде виводити кількість повідомлень у верхній панелі браузера.
9. GOOGLE КАЛЕНДАР
Доволі популярний інструмент, проте ті, хто його не використовує, схоже, просто не знають основних його переваг: в ньому дуже зручно здійснювати довгострокове планування справ, на місяці вперед; Календар надсилатиме вам SMS-повідомлення про важливі заплановані події заздалегідь; Календар синхронізується з усіма сервісами; також можна створювати спільні календарі, що дуже зручно при командному плануванні.
10. POCKET
Скільки разів протягом дня нам потрапляють на очі цікаві статті, які хочеться одразу перечитати, на що не завжди знаходиться час, а потім ми їх забуваємо, губимо? Цей додаток вирішить дану проблему. Зручний сервіс для збереження в закладки цікавих статей, яким ви можете поставити тематичні мітки і прочитати тоді, коли у вас з’явиться на це вільний час.
1. STAYFOCUSD
Ця програмка дозволяє контролювати період вашого відпочинку. Якщо ви пообіцяли собі сидіти грати ігри не більше 30 хвилин в день, то коли час вичерпається – вони будуть заблоковані на добу.
2. TODOIST
Приємний дизайн, зручний інтерфейс, а також цікаві функції, роблять цей додаток чудовим помічником для планування часу. Серед можливостей: розстановка пріоритетів для кожного завдання, можливість розбити одну велику задачу на ряд підзадач. Також доступна синхронізація з Gmail, можливість складати списки книг, які ви хочете прочитати, фільмів, покупок, ви також можете додати свої категорії. Додаток доступний для Apple та Android.
3. TIMESHEET
Цікавий додаток для Android, який окрім нотаток дозволяє створювати голосові замітки, контролювати робочий час, планувати справи, а також передбачена можливість розрахунку оплати праці (виходячи з витраченого на неї часу) і створення відповідних звітів в Excel, PDF і QuickBooks.
4. TOGGL
Іноді проблема в тому, що не тільки ви грішите скроленням стрічки новин, а й ваші співробітники – додайте їх до списку команди і ви зможете відслідковувати час, витрачений ними на виконання поставлених завдань. Toggl можна інтегрувати з популярними робочими сервісами (Basecamp, JIRA, Teamweek, Google Calendar і т. д.). Додаток можна встановити на ПК, мобільні пристрої або працювати прямо в браузері.
5. ANY.DO
Оскільки цей сервіс зібрав у собі практично всі потрібні функції, заслужено вважається один із найпопулярніших у своїй категорії. Дозволяє створювати списки справ, розділяючи їх по категоріях, робити нотатки і нагадування, а завдяки тому, що синхронізується з вашою поштою, дозволяє перетворювати листи на окремі завдання. Програма доступна як у вигляді мобільного додатку для iOS і Android, так і розширення браузера Chrome, а також версії для ПК.
6. GOOGLE KEEP
Цікавий додаток з яскравим інтерфейсом, який дозволяє створювати стікери, використовуючи текстові та голосові нотатки, фото та картинки тощо.
7. COLORNOTE
Схожий додаток, який може скласти йому конкуренцію, адже тут нотатки можна перетворити ще й в нагадування. Інтерфейс не менш яскравий та зручний.
8. EVERNOTE
Корисний додаток з великим набором можливостей: можна писати нотатки та навіть статті, додавати музику, відео чи фото, прив’язувати інформацію до місця розташування, щоб потім можна було здійснювати зручний пошук. Чудово підійде для тих, хто любить тримати усю інформацію в одному місці.
9. ONENOTE
Альтернативний додаток від Microsoft зі схожим набором функцій, окрім яких кожну замітку можна позначати тематичним теґом, наприклад: зателефонувати, обговорити з начальством, запам’ятати для статті, і т. д.
10. SPEAKIT!
Сервіс, який перетворює тест в мову: ви зможете заощадити час, не перечитуючи текст, а прослухавши його. Додаток працює близько з 50-ти мовами. Ідеально підійде для тих, хто краще сприймає інформацію на слух.
А яких правил тайм-менеджементу дотримуєшся ти?
Які додатки використовуєш? Ділися своїми порадами з нами у соціальних мережах:
Ми в соціальних мережах: ВК ФБ
Читай також: 37 найкращих сайтів для того, щоб навчитися чогось нового
